vor 5 Monaten

Arbeitszeiten bei mehreren Unternehmen erfassen – Praxisbeispiel

❓ Wie kann man Arbeitszeiten von mehreren Teams gleichzeitig erfassen?

In vielen Unternehmen arbeiten mehrere Teams parallel an unterschiedlichen Projekten oder Einsatzorten.

Typische Beispiele sind:

• Baustellen mit mehreren Gewerken
• Serviceeinsätze bei verschiedenen Kunden
• Reinigungsteams in mehreren Objekten
• landwirtschaftliche Betriebe mit mehreren Arbeitsgruppen

Dabei entsteht schnell eine zentrale Herausforderung:
Wer hat wann, wo und für welches Projekt gearbeitet?

Typische Situationen in der Praxis

Im Arbeitsalltag treten häufig folgende Fragen auf:

• Welche Mitarbeiter gehören zu welchem Team?
• Wer war an welchem Einsatzort tätig?
• Wie viele Stunden wurden pro Projekt gearbeitet?
• Welche Zeiten gehören zu welchem Auftrag oder Unternehmen?

Besonders komplex wird es, wenn zusätzlich Subunternehmer oder externe Firmen beteiligt sind.

Herausforderungen ohne klare Struktur

Wenn Arbeitszeiten ohne einheitliche Struktur erfasst werden, entstehen häufig Probleme:

• unterschiedliche Formate (Papier, Excel, Notizen)
• fehlende Zuordnung zu Projekten
• doppelte oder unvollständige Einträge
• hoher Aufwand bei der Auswertung

Die Zusammenführung der Daten kostet dann oft mehr Zeit als die eigentliche Arbeit.

Bedeutung der Dokumentation

Eine strukturierte Dokumentation umfasst in der Regel:

• Arbeitsbeginn und Arbeitsende
• Einsatzort
• Team oder Mitarbeiter
• Projekt oder Auftrag
• ausgeführte Tätigkeiten

Diese Informationen werden häufig über Einsatzberichte oder Arbeitsnachweise festgehalten.

Mehr zur allgemeinen Organisation findest du im Artikel:
→ Arbeitszeit dokumentieren im Unternehmen – Methoden und Systeme

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen arbeitet gleichzeitig auf drei Baustellen mit insgesamt 20 Mitarbeitern.

Ohne klare Struktur ist es schwierig nachzuvollziehen:

• welches Team wo eingesetzt war
• wie viele Stunden pro Baustelle angefallen sind
• welche Mitarbeiter welchem Projekt zugeordnet werden müssen

Mit strukturierter Dokumentation lassen sich diese Informationen übersichtlich darstellen.

Fazit

Die Erfassung von Arbeitszeiten bei mehreren Teams gehört zu den komplexeren organisatorischen Aufgaben im Unternehmen.

Eine klare Struktur hilft, Einsätze, Projekte und Mitarbeiter nachvollziehbar zu organisieren.

Glossar

• Arbeitszeiterfassung
• Einsatzbericht
• Arbeitsnachweis
• Mobile Teams